Supprimez 90% des tâches

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Productivité

Supprimez 90% des tâches

 
 

Audits.

Des gisements substantiels de productivité.

  
Le contexte
Une mission d'audit se déroule en cinq phases :
1 – la préparation : cadrage de la mission, cible, objectifs, contraintes, choix des thèmes et des axes à traiter, création des matrices, constitution de l'équipe ;
2 – les diligences sur le terrain : constats, collecte des preuves, scoring ou/et évaluation de la criticité ;
3 – l'exploitation des données factuelles : relecture et mise en ordre des notes prises, rattachements des pièces, analyses, synthèses, recommandations, statistiques, pré-rapport ;
4 – la finalisation du rapport : éditions, assemblage, livraisons aux destinataires, saisines pour actions, archivage ;
5 – la capitalisation des retours d'expériences : historiques, analyses transversales des dossiers, indicateurs et tableaux de bord, arbitrages, tendances sectorielles.
  
Le constat
Les phases 1, 3, 4, 5 dites de back-office requièrent le plus souvent environ de 5 à 7 journées-homme pour 1 journée consacrée aux investigations directes sur site en phase 2. Les coûts sont rarement facturés en totalité à l'entité concernée.
  
L'objectif
Gagner en productivité.
  
Les résultats
En automatisant tout ce qui peut l'être avec un haut niveau d'intégration, le logiciel limite le temps passé pour la mission à celui des seules diligences sur le terrain. Obtenir un résultat complet en 1 seul jour plutôt qu'en 5 à 7 jours est un indicateur significatif de la rapidité du ROI : les gains de productivité sont de l'ordre de 80 à 90 % par mission. L'investissement est amorti sur 2 ou 3 missions.
  
Les bonus
Les gains de productivité peuvent être mis à profit dans l'organisation pour :
– réaliser davantage de missions,
– enrichir les bases référentielles,
– étendre la veille documentaire,
– développer des batteries de modèles d'audits,
– propager les bonnes pratiques jusque sur les postes de travail,
– augmenter la réactivité face aux problématiques de la gouvernance.

Le tout contribue directement à augmenter la compétitivité avec un seul logiciel pour réaliser audits, contrôles internes, diagnostics, autoévaluations, parcours de formation… dans tous les domaines de la gouvernance : risques, qualité, environnement, management, sécurité, sûreté, productique, logistique, assurances, etc…
  
 
  
 

Formulaires.

Des économies sur tout.

  
Le contexte
Les motifs de remonter des informations ponctuellement sont très nombreux dans tous les domaines : signalements d'événements indésirables, dysfonctionnements, points de non-qualité, tickets d'inventaire, enregistrements d'opérations sur une ligne de production, pointages sur une chaîne logistique, frais de déplacements, demandes de congé, demandes de fournitures, main-courantes, enquêtes…

La diversité des sujets tisse dans l'organisation autant d'écheveaux complexes déclinés fréquemment en une dizaine de séquences : déclarations, visas, traitements, exploitations, décisions, plans d'actions, actions, vérifications, classements, capitalisation des retours d'expériences…

Les supports sont le plus souvent des bordereaux manuscrits, parfois un masque d'écran dans une application dédiée pour une déclaration, pas pour l'ensemble des bordereaux.
  
Le constat
Les opérations s'effectuent rarement en temps réel. Elles sont éparpillées par nature et par construction. S'agissant de tâches administratives elles ne créent pas de valeur ajoutée.
  
L'objectif
Gagner en productivité.
  
Les résultats
Le logiciel limite l'effort global à l'entrée de données par le primo-déclarant et aux visas donnés par les suivants. Le processus en mode "zéro papier" s'exécute dans le workflow défini par formulaire avec une automatisation optimisée des enregistrements, des contrôles, des statistiques, des rapports. Les données factuelles peuvent ainsi être remontées aux niveaux décisionnels en temps réel.

Obtenir un résultat complet en 1 seul geste plutôt qu'en 8 ou 10 est un indicateur significatif de la rapidité du ROI : les gains de productivité sont de l'ordre de 80 à 90 % par document traité. L'investissement est amorti sur quelques dizaines d'instances seulement.
  
Les bonus
Les gains de productivité peuvent être mis à profit dans l'organisation pour :
– dématérialiser tous les formulaires dans tous les services, quel que soit leur objet,
– normaliser et prendre en charge la diversité des flux,
– propager les bonnes pratiques jusque sur les postes de travail via les notices incluses,
– augmenter la réactivité face aux problématiques de gestion courante.

Le tout contribue directement à augmenter la compétitivité avec un seul logiciel pour réaliser toutes les déclarations dans tous les domaines de la gouvernance : risques, qualité, environnement, management, sécurité, sûreté, productique, logistique, assurances, etc…
  
 
  
 

Ged.

Un réseau social d'entreprise centré sur la connaissance.

  
Le contexte
Toutes les organisations sont exposées à la prolifération des documents émis et reçus, des textes de référence, des archives, des supports de la gestion administrative courante. La dématérialisation commence à se substituer aux manipulations physiques, permettant de réduire les coûts et les contraintes de manière sensible. Cela ne va pas sans poser les questions de l'acquisition, du classement, des volumétries, du stockage, de la diffusion des documents, des accès en consultation, de l'archivage…

Les dirigeants qui ambitionnent de développer leur patrimoine informationnel, composante majeure de la valeur immatérielle de leur entreprise, ont intérêt en outre à redéfinir leur doctrine d'emploi d'un outil de Ged.
  
Le constat
La gestion électronique des documents est historiquement perçue comme un moyen moderne d'archivage et de consultation en ligne. Or les besoins croissants de valoriser les savoirs-faire, d'harmoniser et de diffuser les bonnes pratiques jusque sur les postes de travail, de partager les contributions internes et externes, de capitaliser les retours d'expériences conduisent à repenser le concept de Ged dans les perspectives d'un réseau social d'entreprise avec des contraintes fortes de confidentialité, de traçabilité, de contrôle hiérarchique, d'instantanéité, de partage et de modération dans des groupes de travail privés.

La Ged est en train d'évoluer du statut statique de simple stockage à celui dynamique de système d'information qui requiert de déployer des modalités opératoires cohérentes.
  
L'objectif
Placer la ged au cœur du management collaboratif.
  
Les résultats
Le logiciel prend en charge intégralement le cycle de vie des référentiels et des informations générales, ainsi que l'ensemble des documents qui s'y rapportent. Le processus en mode "zéro papier" s'exécute dans un workflow qui couvre près d'une vingtaine de séquences : initiative individuelle de proposition de création ou de révision, alarme automatique, visa hiérarchique, nomination d'un rédacteur en charge de la conduite du projet documentaire, création de trois groupes de travail pour l'élaboration, la vérification, l'approbation des contenus, délimitation des rôles des intervenants, des calendriers, notifications personnelles par messagerie interne et aussi par émission de courriels, contributions des membres, téléchargements des pièces jointes aux contributions, suivi des participations, relances automatiques des retardataires, déclaration du bon à publier, publications ciblées, archivage automatique des versions obsolètes, prépositivement des prochaines alarmes pour révisions, statistiques.

Le haut niveau d'intégration et l'automatisation réduisent les temps passés à l'effort collectif, tout en encadrant et en sécurisant les processus. En comparaison avec tout autre méthode les gains de productivité sont de l'ordre de 80 à 90 % par sujet traité. C'est un indicateur significatif de la rapidité du ROI : l'investissement est amorti sur quelques dizaines de dossiers, d'autant plus vite que le nombre de personnes concernées est élevé.
  
Les bonus
Les gains de productivité peuvent être mis à profit dans l'organisation pour :
– promouvoir le management collaboratif et susciter les participations des personnels,
– accéder immédiatement à une information focale de référence dûment approuvée,
– cloisonner les consultations par périmètres, fonctions, qualifications,
– faire vivre la diversité des référentiels et des informations générales,
– propager les bonnes pratiques jusque sur les postes de travail.

Le tout contribue directement à augmenter la compétitivité avec un seul logiciel pour réaliser toute la gestion documentaire dans tous les domaines de la gouvernance : risques, qualité, environnement, management, sécurité, sûreté, productique, logistique, assurances, etc…
  
 
  
 

Plans d'actions.

De l'événement à l'action : juste en temps réel.

  
Le contexte
Les informations collectées par les constats opérés au moyen des audits ainsi que par les déclarations ponctuelles sur événements ou les enquêtes font l'objet en principe de prises de décision. Les bonnes pratiques commandent que l'organisation soit en capacité d'établir les plans d'actions ad hoc pour anticiper ou pour réagir avec la plus grande célérité plutôt que de subir des conséquences indésirables.
  
Le constat
En général les délais sont toujours trop longs pour diverses raisons. Or les implications possibles ainsi que les dispositions réglementaires peuvent impacter sensiblement la gouvernance.
  
L'objectif
Créer et maintenir les conditions pour que tout saisine appelant un décision d'actions à prendre soit évaluée et planifiée dans la journée-même.
  
Les résultats
Le module Saisine du logiciel MaatPilot™ limite l'effort global à la consignation des décisions dans un dossier unique par instance. Le processus qui s'exécute en mode "zéro papier" dans le workflow défini pour le registre visé (Audit, Formulaire, Enquête) couvre une douzaine de séquences. Outre l'accès direct en consultation aux données factuelles il canalise avec une automatisation optimisée les points de décision, la création des éléments de planification, l'accès aux avis échangés, les notifications, le suivi d'exécution des actions décidées, le contrôle comparé des ressources mobilisées avec celles allouées, des engagements de dépenses avec les budgets, des calendriers pratiqués avec ceux prévus, des opérations réalisées avec celles programmées.

Le comité ad hoc ou le chef de service, selon le domaine de compétence concerné, dispose des outils complets d'édition et de statistiques pour détailler les caractéristiques de chaque projet et pour analyser son activité globale relative aux saisines prises en charge.

Le haut niveau d'intégration réduit les délais de décision tout en garantissant la complétude du processus. Obtenir un résultat complet en 1 seul dossier plutôt qu'en 10 ou 12 éparpillés entre les acteurs est un indicateur significatif de la rapidité du ROI : les gains de productivité sont de l'ordre de 80 à 90 % par saisine traitée. L'investissement est amorti sur quelques dizaines de dossiers seulement.
  
Les bonus
Les gains de productivité peuvent être mis à profit dans l'organisation pour :
– augmenter la réactivité lors des déploiements des solutions décidées.
– remonter les valeurs de risques,
– gérer les chapitres de dépenses inhérentes aux plans d'actions,
– capitaliser les retours d'expériences,

Le tout contribue directement à augmenter la compétitivité avec un seul logiciel pour les prises de décision, l'élaboration des plans d'actions et le contrôle jusqu'à bonne fin de leur réalisation, dans tous les domaines de la gouvernance : risques, qualité, environnement, management, sécurité, sûreté, productique, logistique, assurances, etc…